Fragen und Antworten zu SAMS

Wir listen Euch hier die Fragen auf, die uns bisher am häufigsten erreicht haben und deren Antworten Euch sicher bei der Saisonvorbereitung unterstützen können.

Sollte Eurer Meinung nach eine wichtige Fragen fehlen oder die Auflistung an einer Stelle unvollständig sein, schreibt gern eine E-Mail an den SAMS-Suppport.

Informationen zum Nachlesen

Ja, es gibt die Präsentation zum Download. Falls ihr an der Schulung nicht teilnehmen konntet, oder noch einmal nachlesen möchtet, werft einen Blick in das folgende PDF:

Hilfe zu SAMS findet Ihr auch im SAMS-Wiki:

 http://wiki.sams-server.de

Solltet Ihr auch damit Euer Anliegen nicht lösen können, kontaktiert den SAMS-Support gern per E-Mail. Wir versuchen, alle Anfragen best- und schnellstmöglich zu bearbeiten.

Rechnungen

Die Spielerlizenzen werden nach wie vor über den Verein abgerechnet – eine Änderung ist nicht geplant. Eine Ausnahme bilden die Beachlizenzen. Diese werden voraussichtlich im Winter migriert, so dass der Beach-Bereich frühestens in der kommenden Saison über SAMS abgewickelt werden kann.

Lizenzen für Schiedsrichterinnen und Schiedsrichter werden erst zu einem späteren Zeitpunkt über SAMS abgerechnet.

Rechnungen zu Aus- und Fortbildungen gehen immer an die Person selbst, nicht an den Verein. Die Abrechnung erfolgt weiter auf dem herkömmlichen Weg; erst zu einem späteren Zeitpunkt wird auf SAMS umgestellt.

Der Rechnungsempfänger (privat oder Verein) bekommt nur eine E-Mail mit der Information, dass eine Rechnung vorliegt. Diese kann dann nur im Portal eingesehen werden.

Voraussetzung hierfür ist die Angabe der richtigen E-Mail-Adresse bei der Funktion „Rechnungsempfänger“ in den Daten des Vereins.

Lizenzen

Es sind noch nicht alle Lehrgänge und somit auch noch nicht alle Lizenzen in SAMS eingepflegt. Sollten Eure Schiedsrichterlizenzen bis zum 07.09.2021 nicht angezeigt werden, schickt bitte einen Scan Eurer Lizenz per E-Mail an den SAMS-Support.

Nein, die Schiedsrichterlizenzen werden von der Volleyball IT GmbH importiert. Das wird nicht von den Vereinsverantwortlichen gemacht.

Ja, Neulizenzen müssen in SAMS durch die Lizenzstelle bestätigt werden. Verlängerungen sind davon nicht betroffen.

Es wird auf jeden Fall eine Beantwortungszeit notwendig sein, ein direktes Ausdrucken einer neuen Lizenz (keine Verlängerung) gibt es so in SAMS nicht. Aktuell werden wir versuchen, dass eine am Freitag bis 12 Uhr beantragte Lizenz am Samstagmittag (ca. 13 Uhr) verfügbar ist. Dies wird aber vom Volumen abhängig sein und muss erprobt werden.

Lizenzen werden durch die Vereinsverantwortlichen verlängert, zugeordnet und beantragt. Die eigenen Lizenzen können im Benutzerbereich unter „Lizenzen“ eingesehen und dort Passfotos aktualisiert werden.
(siehe Schulungs-Präsentation, S. 22)

Wenn die Lizenz Corona-bedingt in der letzten Saison nicht verlängert wurde und zum 30.06.2020 abgelaufen ist, schickt bitte eine E-Mail mit den Namen der betroffenen Personen an den SAMS-Support. Wir stellen die Lizenzen dann wieder auf „aktiv“.

Lizenzen, die bis 30.06.2019 oder früher gültig waren, müssen von dem Verein neu beantragt werden, bei dem die Person spielen soll.

Wenn Lizenzen bis 30.06.2020 gültig waren, können wir sie „reaktivieren“, wenn die Person weiterhin bei Euch spielen soll. Anschließend könnt ihr sie verlängern. Wenn sie den Verein wechseln möchte, muss der neue Verein eine neue Lizenz beantragen.

Lizenzen, die bis 30.06.2021 gültig waren, können von Euch ohne unser Zutun verlängert werden.
(siehe SAMS-Wiki:  http://wiki.sams-server.de)

Wenn der Verein gewechselt wird, muss eine Freigabe beantragt werden.
(siehe SAMS-Wiki:  http://wiki.sams-server.de)

Die Lizenz steht im Vereinsbereich in der Lizenzliste aktuelle/abgelaufene Lizenz zur Verfügung.

Wenn die Lizenzstelle den Antrag bestätigt hat, erhaltet Ihr eine E-Mail mit dem Freigabecode. Teilt diesen Freigabecode bitte dem neuen Verein mit, damit dieser eine Spielerlizenz beantragen kann, wenn innerhalb des Landesverbandes gewechselt werden soll.

Wird in einen anderen Landesverband gewechselt, übersendet dem neuen Verein bitte das vollständige PDF-Dokument der Spielerlizenz, dass im SAMS-Mitgliederbereich heruntergeladen werden kann. Darin ist der Freigabecode zu finden.
(siehe SAMS-Wiki:  http://wiki.sams-server.de)

Nein, die Freigabe muss in SAMS erfolgen und der SAMS-Code dann an den neuen Verein weitergeleitet werden.

Der bisherige Ablauf bleibt unverändert. Die erste Lizenz wird in der niedrigeren Klasse im HVV-SAMS angelegt und anschließend der Antrag auf Doppelspielrecht gestellt.

Die Trainerlizenzen werden momentan noch nicht in SAMS angezeigt. Sie sind allerdings im Lizenzmanagementsystem des DOSB (LiMS) eingepflegt und werden zu einem späteren Zeitpunkt in SAMS migriert.

Berechtigungen

Die Rollen in SAMS sind anders benannt als in Phoenix. Erläutert uns Euer Problem am besten kurz per E-Mail an den SAMS-Support. Wir prüfen den Fall und weisen euch ggf. neue Berechtigungen zu.

Phoenix (alt)SAMS (neu)
epass-AdminLizenzverantwortlicher
VolleyballbeauftragterAbteilungsleiter
VereinsadminVereinsverwaltung
RechnungsanschriftRechnungsempfänger

(siehe Schulungs-Präsentation, S. 31)

Vereinsfunktionäre sind keine Verbandsfunktionäre. Vereinsfunktionäre sind hauptsächlich für den Mitgliederbereich zuständig, Verbandsfunktionäre für den Adminbereich.

Ja, ein Export funktioniert nur, wenn die entsprechenden Berechtigungen vorliegen. Hier kann entweder der Abteilungsleiter oder der SAMS-Support des HVV weiterhelfen.

Personen- / Vereinsdaten

Geht dazu in Euer SAMS-Profil. Über den Reiter „Systemdaten“ könnt Ihr Euren Benutzernamen ändern.

Schreibt uns einfach eine E-Mail mit Eurem Anliegen an den SAMS-Support. Wir können Euch dann die Zugangsdaten zusenden.

Geschwister, Ehepaare etc. können mit derselben E-Mail-Adresse angemeldet werden.

Das ist nicht zwingend notwendig. Auch, wenn Mitglieder sich noch nicht eingeloggt haben, können ihre Daten bearbeitet werden (Passfotos aktualisieren, usw.).

Benutzer können nur ihre eigenen Funktionen einsehen. Wendet Euch am besten an Euren Abteilungsleiter oder den SAMS-Support des HVV.
(siehe Schulungs-Präsentation, S. 27)

Personen mit den entsprechenden Rechten können Mitglieder zu ihrem Verein hinzufügen. Die Funktion „Vereinsmitglied hinzufügen (ohne Lizenz)“ findet Ihr im SAMS unter dem Container „Verein“ im ersten Register „Verein“.

Wird ein Mitgliedsantrag an die HVV-Geschäftsstelle gestellt und genehmigt, wird die Mitgliedschaft im jeweiligen Verein automatisch erzeugt.
(siehe Schulungs-Präsentation, S. 27 oder SAMS-Wiki:  http://wiki.sams-server.de)

Gegebenenfalls ist das Mitglied noch einem anderen Verein zugewiesen. Indem ein neuer Mitgliedsantrag erstellt wird, kann dies an die Geschäftsstelle als ToDo übermittelt werden. Diese prüft dann, ob es diesen Benutzer bereits im System gibt.

Eine funktionsbezogene E-Mail-Adresse ist einer Funktion zugeordnet, also z.B. einem Spielwart. Sie ist nicht einer Person zugeordnet. So könnte auf der Position des Spielwarts ein personeller Wechsel stattfinden und E-Mails würden weiterhin den Spielwart erreichen, ohne dass eine Änderung vorgenommen werden müsste.

Standardhallen können nur von der Staffelleitung angelegt oder geändert werden. Bitte setzt euch mit dieser in Verbindung. Zuweisen kann sie anschließend auch der Vereinsverantwortliche.

Diese Meldung resultiert daraus, dass Geschäftsstellen in SAMS auch als Personen/Benutzer angelegt sind. Hier muss einfach die Geschäftsstelle in den Benutzern gesucht und die fehlenden Kontaktdaten ergänzt werden.

Das ist durch den Datenimport geschehen. Wenn in Phoenix dazu keine Länderangabe gemacht wurde, hat SAMS die Sandwichinseln automatisch gesetzt. Dies lässt sich aber mit den entsprechenden Berechtigungen ganz einfach wieder ändern.

Um den Vereinsmitgliedern Funktionen zuweisen zu können, sind E-Mail-Adresse und auch Telefonnummer notwendig. Mannschaftsverantwortliche müssen beispielsweise in dringenden Fällen erreichbar sein. Deshalb ist die Angabe für alle Vereinsmitglieder verpflichtend.

Bitte schreibt ein Mail an den SAMS-Support mit den genauen Angaben der Person und welche Daten beibehalten werden sollen. Wir veranlassen dann die Zusammenführung.

Ja, vor allem aber die Lizenzen sollten deutlich vor Rundenbeginn korrekt sein, um Auswirkungen auf den Spielbetrieb zu vermeiden.

Mannschaftsdaten

Seit dem 01.08.2021 sind bis auf wenige Ausnahmen alle Mannschaften des Aktiven-Spielbetriebs sichtbar. Im BFS- und Jugendspielbetrieb sind noch nicht alle Saisonvorbereitungen abgeschlossen und somit noch nicht alle Mannschaften sichtbar.

Diese Offiziellen werden über die Mannschaftsliste angelegt:
Mannschaftsliste -> Offizielle -> Namen eingeben -> Funktion auswählen
(siehe SAMS-Wiki: http://wiki.sams-server.de)

Weiteres Vorgehen

Das Veranstaltungsmodul wird noch nicht vom HVV genutzt.  Die Nutzung ist bereits in Planung, aber der Start ist noch nicht genau terminiert.

Zukünftig ist genau das das Ziel. Die Volleyball Bundesliga wird im Laufe des Projektes ebenfalls auf dieses System wechseln.

Bei SAMS wird nur die ITC-Nummer bei der Lizenz hinterlegt. Das Antragsverfahren ändert sich erstmal nicht.

Refsoft und SAMS werden über eine Schnittstelle kommunizieren bzw. tun dies schon. Letztendlich sollte in SAMS aber alles zur Verfügung stehen.

In diesem Jahr werden nur die Oberligen und die Landesliga Süd Männer SAMS Score nutzen, die anderen Ligen sind für die Saison 2022/23 vorgesehen.

Der „Lieblingsfehler“ Personen mit falscher Trikotnummer einzutragen, sollte weitestgehend verhindert werden, ebenso die Fehler beim Ausfüllen durch die Schreiber.

Ja, die Oberfläche ist für das Tablet optimiert.

Die PINs für SAMS Score sind bei den Mannschaften hinterlegt, sobald diese von den Staffelleitungen aktiv geschaltet werden.

Derzeit liegt der Fokus erstmal darauf, alle Verbände auf die gemeinsame Plattform zu holen. Eine App ist aber auch geplant, nachdem alle Landesverbände auf der Mehrmandanten-Plattform sind.